企業によってはでは出張の機会が多いケースところもあります。もあり、そういった企業にとっては、出張にかかる費用の取り扱いやコスト軽減、節税などは問題になります。
出張費用について改めて考え、見直しを図るなどして企業経営におけるコスト削減や、節税対策など、より有利な対策を講じていきましょう。
・出張費用の種類
会社では出張費の精算といった作業は、が面倒な事務作業項目として取り挙げられることがありますが、そもそも出張費用とはどんなものが該当し、どんな性質を持つものなのか確認しなおしていきましょう。
〇出張費の内訳
出張費の内訳としてには、出張先までの鉄道や航空機などを使う移動交通費や、ホテルや旅館などの宿泊費をはじめ、出張中の昼食代や日当などがあります。このうち、
どこまでを会社が負担するかは、会社と従業員間の取り決めにもよります。
〇出張手当とは
出張手当は、出張による日当などとも呼ばれています。
出張中も業務としていくわけですから、正社員なら給与の範囲で働いているはずです。
ですが、出張は通常の業務とは異なり、普段とは遠方へと行って環境が異なる遠方の場所で仕事を行うほか、自宅には戻られず、ホテル宿泊などをしなくてはならないこともあるためので、精神的にも休まりません。
通常の業務では業務業後はオフタイムとなりますが、出張中はいわば1日中がオンタイムのような状態になっているので、給与とは別に手当が払われるのが一般的です。
もっとも、1日分の給与が上乗せされるなど高額になるものではなく、一般社員の短期出張であれば1日3,000円程度が一般的です。
・出張費用と税金の関係
出張費用のうち、移動交通費や宿泊費用などは旅費交通費に分類されますが、出張手当については経理上の分類方法の仕方によりって税金関係が異なるため注意が必要です。
出張手当を旅費交通費として支出すれば、会社の損金や必要経費に計上ができ、会社の節税対策にもつながります。
一方、出張した従業員の給与として出張手当を出す場合、従業員の給与所得になってしまい、従業員個人の所得税や住民税の課税対象となります。
そのため、出張手当は旅費交通費として支出する方が、会社にも従業員にもメリットがあるのです。
〇支給される側のメリット
出張手当を旅費交通費として会社が支出した場合、実際に受け取る出張した従業員は非課税で手取り所得を増やせるメリットがあります。
たとえば、1日の出張手当が3,000円で3日出張したら、その月は9,000円まるまる手取り所得が増えます。
これに対して給与となると9,000円にも所得税や住民税の課税対象となるとともに、社会保険料の負担も増え、控除額が増えて手取り収入は9,000円まるまるは増えません。
〇支給する側のメリット
出張手当を旅費交通費として支出すれば、会社の経費として法人なら損金に計上ができ、利益の圧縮ができ節税にもつながるのがメリットです。
一方、給与として支給した場合には給与として損金計上ができますが、その分、社会保険料の基準額も増え、事業主負担が増えることになります。
また、所得税や住民税の源泉徴収も必要です。
移動交通費や宿泊費などとまとめて旅費交通費に計上した方が、出張にかかわる一部の支出を給与として計上するより、帳簿上も煩雑にならず経理業務の効率化にもつながるメリットがあります。
・出張旅費規程とは
出張旅費規程は会社において、出張費用についてルールを定めるものです。
法律上策定が義務付けられる規程ではありませんが、会社の経理の効率化や企業の出張コストの平準化、従業員の出張費の流用などを防ぐためにも、あらかじめ規程しておくと安心です。
〇出張旅費規程作成時の注意点
出張旅費規程では支出金額の範囲や上限なども具体的に定めるのが基本です。
たとえば、移動交通費は鉄道や航空機を基準にして原則としてエコノミークラスとすると定める一方、宿泊費は一般社員は1泊1万円以下、役員は1万5千円以下など企業財政の実情と近年のビジネスホテルなどの宿泊相場なども踏まえて定めておきます。
出張手当についても1日あたり一般社員はいくら、管理職はいくら、役員はいくら、10日以上の長期出張になる場合は10日以降は半額にするなどと具体的に定めます。
出張中の業務時間を定め、それを超えた場合の残業代や休日出勤手当などについても定めておきましょう。
なお、儲かっている会社などが節税対策をしたいからと、出張手当を高額に定めても税務上、認めてもらえないことがあります。
会社の給与体系なども踏まえ、常識的な範疇であることが求められます。
たとえば、一般社員の月給の1日換算額が平均1万円であるのに、出張手当がその2倍の額などになれば、手当としての位置づけにするのは難しいということです。
結び:出張費用と経費節減の問題からコスト問題を考える
企業における経費削減と節税の問題は経営者にとっては永遠の課題ではないでしょうか。
出張の機会が多く、出張コストがかさんでいる企業においては出張費用に目が行きがちですが、企業において削減できるコストはもちろん、それだけではありません。
削減は難しいと思われているバックヤード業務の契約書の作成や管理のコストは、今の技術を使うと実は軽減が見込めます。
契約の電子化によるペーパーレス化でコスト削減や業務効率の向上も期待できますので、出張費用に限らず、書類関連費用についても見直してみましょう。
