継続的な取引の際に用意しておくと便利なのが、取引基本契約書です。契約のベースとなり、毎回の契約で共通する項目や重要な条件をあらかじめ定めておき、契約の都度異なる条件や量、期限などは注文書と請求書などを用いて補完します。
もっとも、取引基本契約書にどんな内容をあらかじめ定めておくか、どのように運用していくかで業務効率や取引の安全性、取引の受発注のスピードなどにも影響してきます。より効率的で安心の取引を行っていくためのポイントを確認しておきましょう。
取引基本契約書とは
企業間の取引においては同じ商品やサービスを継続的に提供するケースが少なくありません。
一度、得意客を見つけることで継続的かつ安定的な売上や収益が望めて、企業にとっては嬉しい契約です。
もっとも、取引内容や条件が毎回ほぼ同じにも関わらず、個々の取引のたびに契約書を作成するのは手間もかかりますし、その都度、相手方の契約条件について交渉を受けることになれば手間もコストも発生します。そうした面倒や手間を避け、基本的な取引条件は最初の交渉で決着をつけたうえで、その後発生する個別の取引において共通項目として利用する内容を定めたものが取引基本契約書と呼ばれるものです。
売買基本契約書や製造請負基本契約書など、取引の形態によって呼び名は変わりますが、その後の継続取引においてトラブルなどが発生しないように、契約当事者間でしっかりと話し合った内容や、必要な条件を定めておく必要が求められます。
契約トラブルの防止と、継続的かつ安定的な取引、取引先との良好な関係を続けていくためにも、取引基本契約書の作成をいかに行うかは企業法務においても重要な課題です。
取引基本契約書と個別契約書の違い
継続的な取引のベースとなる取引基本契約書と、個別契約書はどう違うのでしょうか。
個別契約書は、継続的な取引が予定されない単発の取引をはじめ、継続的な取引関係にある取引相手の場合でも、いつもの継続取引の内容とは異なる、そのとき限りの注文などに用いられる、いわゆる一般的な契約書を指します。
取引条件についての重要な条項など、取引基本契約書とほとんど同じ条項が規定されますが、個別契約書では、取引基本契約書に定められている以下の項目は規定されません。個別契約書には定められない特別な項目として代表的なものは、個別の契約に適用させる基本となる事項を定める旨、個別契約の成立要件、個別契約で取り決めるべき規定、取引基本基本契約書と個別契約で内容や条件に違いが生じた場合にどちらを優先させるか、などの項目が挙げられます。
トラブルを防止できる？ 取引基本契約書を作成する必要性
個別契約書でも取引基本契約書でも、契約トラブルなどが起きないための条項や、万が一のトラブル発生時の損害賠償条項や中途解約条項や違約金の定め、トラブル解決のための手段などが定められます。もっとも、個別契約書は多くの企業でひな型が作成されており、たとえば、取引相手がA社でもB社でもC社でも、XさんであってもYさんであっても変わることはありません。
これに対して取引基本契約書は継続取引に入る相手方との間で、個別に交渉して決めた条件を、今後の契約の共通項目としてお互いに守るべき基準を定めることができます。だからこそ、自社にとって有利にも不利にも定めることができる点が、個別契約書とは異なります。
つまり、取引の相手方との良好な関係の構築と安定的な取引を期待した特別な取り決めをすることもできる、企業の安定収益のためにも欠かせない契約書と言えるでしょう。
取引基本契約書で設けるべき条項
取引基本契約書には継続的に安全かつスムーズな取引を行っていくうえで、必要な項目をしっかりと網羅しておく必要があります。これによって個別の発注を受けるたびに条件を定め直し、交渉する手間を省いて、スピーディーな取引や納品に繋がり、お互いにとってメリットがあるからです。
具体的には取引の目的や成立条件、契約期間や支払条件をはじめ、解約や違約金の発生条項、危険負担の定め、損害が発生した際の損害賠償条項や紛争解決の手段などを定めます。
また、先にご紹介した個別契約の適用範囲、個別契約と取引基本契約の内容が食い違う場合にどちらを優先させるかといった条項も不可欠です。
面倒な取引基本契約書の手間を削減する方法
取引基本契約書は継続的な取引に必要となる共通項目が定められます。具体的な取引では商品名や数量、単価など限られた事項を定めた注文書と請求書で取引を行っていきます。注文書や請求書のやり取りは紙ベースの書類に押印をするスタイルが一般的ですが、最近は注文書と請求書をメールでやり取りするだけで行われることも増えてきました。
そのため取引基本契約書はしっかりと契約することが大切で、紙で契約する場合は契約書を2部作成して署名、押印のうえ、印鑑証明書の添付などが必要になります。
ですが、この点も電子署名と電子契約を導入すればWeb上で簡単に取引基本契約書の締結が可能となります。サンプル書面でお互いにメールなどで条件をやり取りして、お互いに同意した内容で成立でき、何度も話し合いの場を設ける手間も省けることでしょう。継続取引に入るための手間が省けることで、より積極的に得意客を探すことができ、企業の安定収益と安定成長にも貢献できるかもしれません。
結び:取引基本契約書の重要性を理解して安心で効率的な運用体制の構築を
取引基本契約書は企業間でトラブルを起こさずに継続的に安定的な取引を行っていくうえで、ベースとなる重要な契約書類です。取引基本契約の締結に関する業務を効率化するうえでも、電子署名と電子契約の導入はおすすめです。取引基本契約締結の時間や手間などがカットできることで、継続取引をする相手を積極的に増やすことができ、安定的な企業成長にも繋がるでしょう。
