ビジネスの現場では契約書類をはじめ、企業内での決裁書類などにおいても印鑑の押印を求められるケースが多くあります。
使われる印鑑の種類も多く、コストをかけて様々な印鑑にコストをかけて作成したり、準備をしたりしておかなければなりません。
押印する理由や場所にも複雑なルールがあり、契約書1つとっても商慣習上のルールが存在しています。
契約書で求められる印鑑と押印のルールについて詳しく見ていきましょう。
・契約書に押印する印鑑の意味とは
契約というのは契約を交わす当事者の意思表示の合致によって成立するものです。
それを証明し、取り決めた内容を明確にする手段として契約書が作成されます。
契約書は後日のトラブル防止や、裁判などになった際の証拠としても機能するものです。
契約にあたっては印鑑を押すのが基本ですが、本来は印鑑を押したから契約が成立するわけではありません。
本来は口約束でも成立しますし、海外では印鑑というものがそもそも存在せず、自分が意思表示をしたことを証明する手段として手書きのサインが使われています。
ですが、日本は印鑑文化が古くから浸透しており、署名だけでは足りず、押印が求められます。
最近では署名は不要で契約者名がすでに印字されている契約書に押印するだけといったケースも増えてきました。
それだけ、日本では契約の意思表示を印鑑で行う文化が受け継がれていますが、これは法令上求められるものではなく、商慣習上のルールです。
商慣習上、押印が契約内容を認めたことにつながる運用がなされているので、後日の契約トラブルでも押印の有無や、認印なのか実印なのかなど印鑑の種類で契約の有効性などに差が生じることがあるので注意したいところです。
契約書に押印される印鑑の種類
〇契印(意味と押印場所)
契印は契約書類が1枚ではなく、2枚以上の複数になる場合、契約後に差し替えられたり、抜きとられたりしないように、契約書類がバラバラにならないように押される印です。
契約書を綴じて見開きのページに、各契約当事者が確認しながら押していきます。
〇割印(意味と押印場所)
割印は同じ契約書を複数作成した場合に、内容の同一性を保持する目的で押される印です。
たとえば、売主と買主で同じ契約書を2通作り、それぞれが保管するケースや、企業の合併で3社が合併契約を締結し、それぞれが同じ内容の契約書を3通作って、それぞれ保管するといった場合です。
それぞれの契約書に署名や押印などをした後、同一内容の複数の契約書を重ね、上の部分を少しずらして、全ての書類にかかるように割印を押します。
〇消印(意味と押印場所)
消印とは契約書の契約金額が3万円以上で、印紙税の納付が求められる場合に必要なものです。
必要に応じた金額の収入印紙を貼付し、収入印紙と契約書にかかるように印鑑を押します。
これによって収入印紙が使い回しされることを防ぎます。
なお、収入印紙の消印は商慣習上のルールではなく、印紙税法上求められる法律上のルールです。
収入印紙を購入して貼付し、消印を押すことで初めて納付として認められます。
〇捨印(意味と押印場所)
捨印は訂正印の予備として押されるものです。
契約内容や氏名や住所などを契約書類に書く際に勘違いやご記入などがあって訂正をしたい場合、通常は訂正箇所に二本線を引き、訂正印を押した上で正しい内容を上部や空いている場所に書き足すルールがあります。
契約の申込書類を提出し、それをもう一方の当事者が承認する形で契約が成立するケースなどで、書き間違いなどがあると、本来なら、書類を差し戻して訂正印をもらう必要があります。
この手間を省き、スピーディーに契約を成立させるために、あらかじめ訂正があった場合に備えて捨印を押しておき、もし不備があった場合に訂正印に変えるという商慣習が成り立っているのです。
もっとも、契約の根幹にかかわるような、本人への意思確認が必要な部分については捨て印は適用されません。
捨印の押印場所は契約書に捨印欄が設けられているのが一般的なので、捨印欄がある場合に任意で押印します。
〇訂正印(意味と押印場所)
訂正印は契約書類を記入する際にうっかり間違えたり、記入場所を間違ったりするといった場合に押すものです。
住所をうっかり間違えた、漢字や金額を間違えた
などの場合に訂正したい場所にペンで二重線を引き、その上に押印します。
その上で訂正印にかからないよう、上部など余白に正しい内容を書き添えます。
〇契約当事者の印(意味と押印場所)
契約当事者の印は商慣習上、もっとも重要なもので、契約に合意したという意思表示を示します。
認印で済ませる契約もありますが、重要な契約や金額が大きな契約ほど実印が使われます。
実印は個人なら住所地の市区町村役場、法人なら本社管轄の法務局で使う印鑑の登録をあらかじめ行い、契約などで使う場合に使用する印鑑が実印であることを示す印鑑証明書の発行を受けられる制度です。
そのため、契約書でも実印を押せばいいのではなく、それが実印であることを示す印鑑証明書の添付が求められます。
契約が当事者にとって重要なものであるほど、発行から3ヶ月以内や1ヶ月以内など有効期限を限定するケースが少なくありません。
押印する場所は署名や氏名に続く場所が基本で、契約書類にあらかじめ押印場所が定められているのが一般的です。
結び:複雑で面倒な印鑑を省いて業務効率を高めたい
収入印紙の消印のように法律上求められる押印をはじめ、日本では商慣習に習った押印文化が運用されているため、きちんと理解して書面の作成を行わないといけません。
そうしないと取引先に信用されなくなるほか、後日のトラブルを招きかねません。
そのために印鑑を用意したり、契約書の作成ルールを教育したり、覚えるのが大変と感じたときには電子署名と電子契約の導入により、負担を減らし、業務効率のスピードアップを図る方法もあります。
ぜひここの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
