ビジネスの現場で携わる場面も多い契約ですが、単に契約を交わして終わりではありません。
契約の証としての契約書の作成手続きは、かなり厳密で神経を使います。特に日本は印鑑文化でもあるので、印鑑の使い分けや押し方、押す場所など細かな慣習があります。どんな方法で現場が回っているのか、契約書と印鑑の関係についてみていきましょう。
契印と割印の違い、使い分け方
企業間取引や一般個人客との契約においても、金額が高額なケースや重要な取引ほど契約書の枚数も多くなります。その際に利用されるのが契印や割印です。
契印の役割とは
契印は契約書が複数枚にのぼる場合に、契約した後などに当事者の一方などが自己の有利に、そのうちの1枚を差し替えたり、抜き差ししたりできないようにという意味を込めて押すものです。契約書を綴じた場合の見開きページなどに、契約当事者が契約者として押印に使った印鑑と同じ印鑑で押します。
割印の役割とは
これに対して割印は同じ契約書が2通以上ある場合に、同じ内容の契約書面であることを互いに確認するための証拠として押される印鑑です。たとえば、売主と買主で1通ずつ契約書を持つ場合に、売主が保管する契約書と買主が保管する契約書を重ねて割印を押します。割印は必ずしも契約者印でなくてもかまいませんが、場面的には契約者印を使うことが多くなっています。
その他の押印種類
そのほか、契約に登場する印鑑を見ていきましょう。
契約印は契印としても使われる、契約当事者の契約意思を確認するための重要な印鑑です。個人なら印鑑証明書を添付して実印を押すケースも多いですし、会社契約の場合は会社の実印である法人印に代表社印を合わせ、法人の印鑑証明書を添付するのが一般的です。ただし、契約内容などによっては個人客は実印以外でもいい場合がありますが、いわゆるシャチハタといった三文判はダメで、朱肉を使って押す印鑑の使用が求められます。
訂正印は契約内容を訂正したり、住所などを間違えて記載したりした場合に訂正する箇所に二本線を引いたうえで、自らの意思で訂正したという意味を込めて押すものです。契約印でもいいですが、訂正箇所がわかりにくくならないよう、大きめサイズの契約印とは違い、訂正専用の小さな印鑑を用意する方も少なくありません。
そして、捨印は契約時点では訂正箇所がなかったものの、後で確認をした際に訂正印の代わりとして使用するもので、申込書類などを提出して、わずかなことで不備差し戻しが起こらないように利用されています。
止印は契約書の最後に余白が多い場合など、後から不利な条項などを書き込まれないように、これ以上は書かないといった意味で押されます。止印に使用する印鑑は、通常、契約印と同じ印鑑を用いることが多いようです。
消印は契約書の金額が3万円以上の場合に印紙を貼付する必要がある場合に、印紙と文書にまたがって押す印です。印鑑の種類は何でもよく、認印やシャチハタ、サインでもかまいません。
封印は契約書類などを郵送でやり取りするなど、封書に入れた際に途中で誰かに抜き差しされたりしないよう、封を開けたら戻せなくなるようにと押す印鑑です。封をとめた箇所にまたがって押します。会社の場合、封印専用の複雑な文様の印鑑を用意しているのが一般的です。他の印とは異なり、赤ではなく黒の朱肉で押されるケースが多いです。
契印を押す場合と注意点
契印の役割は契約書が複数枚にわたる場合に契約した内容を勝手に修正されることや、ページの差し替えが行われないようにするものです。そのため、差し替えができなくなる場所に押さないと意味がありません。
見開きの場合
ホチキス留めをした契約書の場合、各見開きページに契約当事者がページにまたがるように押していきます。最初のページだけでなく、すべての見開きページに押さなくてはなりません。そのため、契約書の枚数が3枚程度ならいいですが、それ以上になってくると、契約した後の手間がかかり大変です。枚数が多くなるほど、契印漏れのページが発生するリスクもあるので気をつけましょう。契印後は漏れがないかを、今一度、各ページをすべて開いて確認しましょう。
製本の場合(袋とじ)
袋とじにして製本した場合には裏表紙の帯の継ぎ目部分に、契約当事者全員が契印を押します。1カ所で済むので、見開きページすべてに押すホチキス止めより楽です。
割印を押す場所と注意点
割印は契約当事者がそれぞれ交わした契約の内容を示す、同じ内容の契約書を保有する場合に、それらが同一であることを示す目的で押すものです。
2部作成する場合
売主と買主、貸主と借主などAとBという二者間での契約の場合、同じ契約書が2部できます。また、原本と写しとしてそれぞれが持つ場合もあります。その際は2通の契約書にまたがって、または原本と写しにまたがって、それぞれの契約者が押します。
3部作成する場合
3社合併や3当事者がいる場合の契約においても同様で、契約書の上部や原本と写しなどの上部を少しずつずらして重ね、すべての契約書に印影がまたがるように各当事者が押さなくてはなりません。
契約における印鑑の複雑さを学んで検討したい面倒な押印を省くための対策
紙の契約書で契約をする場合、契約書の枚数が多くなるほど印鑑を押す場所も増え、事前にホチキス止めや袋とじを行う時間や、契約にかかる時間や契約当事者の手間もかかります。
これを簡略化したい場合には、電子契約の導入がおすすめです。電子署名が印鑑の代わりになり、電子証明書が印鑑証明書の代わりのようになってくれるとともに、面倒な袋とじの作業や契印、割印、その他の印鑑も一切不要になりスムーズです。
