契約といえば、高額な不動産取引のように対面で行う契約も数多くあります。その一方、郵送によって契約書を送付し、返送して内容を確認したうえで成立させるというパターンも少なくありません。通信販売の保険契約をはじめ、クレジットカードの申し込みなどが代表的です。その他には、何度も対面で打ち合わせをする時間がとれない顧客などに契約書を郵送して後日返送してもらう方法などもよくとられる手段です。契約書を郵送でやり取りする場合のマナーとルールをしっかりと理解し、タブーな行為で契約の成立が遅れたり、流れたりするリスクを回避し、取引相手に迷惑がかからないようにすることが大切です。
契約書を郵送する際に抑えておくべきマナー・ルール
契約書類は企業にとっては取引を行ううえで重要な取引書類であり、トラブルがあった場合などの証拠書類となります。取引の相手方にとっては個人情報や信用情報なども記入され、他人には見られたくない書類であるとともに、中には契約すること自体を家族などに知られず、秘密裏に行いたい方も存在しています。
また郵送の途中で紛失し、盗まれてしまって悪用されるトラブルも避けなければなりません。こうしたリスクを防ぐためにもマナーやルールをしっかりと守らなければなりません。
簡易書留か配達記録郵便で郵送する
契約書類のやり取りでトラブルが起きないよう、発送した履歴と本人が受領したことの記録が残せるよう、契約の相手方向けに簡易書留か配達記録郵便で郵送するのが基本です。これにより、郵便ポストに投函されるリスクがなくなり、受け取られないまま郵便ポストに放置されたり、ポストから盗み取られるリスクが防げ、相手方に確実に届くことが期待できます。
送付状を付ける
契約をすることで、相手方が代金を支払ったり、商品やサービスを利用してくれることに繋がるので、ただ契約書を送りつけるだけではいけません。必ず送付状を付けましょう。送付状には、何の書類を何の目的で送るのか、いつまでに返送してほしいのか、など、契約に不備が出ないよう案内をするとともに、不明点がある際の問い合わせ先なども明記しておきましょう。
折り曲げずに厳重に梱包する
契約書類は重要な書類であり、返送後には企業でスキャニングをするなどして保管することもあります。そのため、折り曲げたり、シワになったり、汚れたりしないよう、折らずに入れられるサイズの封筒を用意して、かつクリアファイルなどに入れて送付しましょう。クリアファイルを使うことで、雨が降った際などの思わぬ水濡れの防止になり、文字のにじみなども防げます。
自社のオリジナルファイルなどがあれば、それを利用することで自社のアピールにつながりますし、契約者をファンとして取り込むことにも繋がるでしょう。
契約書には金銭を受け取る側が先に押印する
金銭の授受を伴う契約の場合は、金銭を受け取る側が先に押印したうえで送付しなければなりません。相手方が代金を払って契約してくれようとしているのですから、礼儀を徹底させましょう。
返信用封筒を同封する
契約書類をスムーズに返送してもらうためにも、切手を添付したものか、料金後納郵便として契約をとる企業の側が郵送料を負担する返送用封筒も同封するのがベストです。
また、送付先の住所や部署名、担当者名なども記入または印字し、相手方に送付先を記入させる手間も省くことが大切です。契約者に返送用の封筒を用意させたり、宛先記入をさせるとなれば、面倒になって契約書類がなかなか送り返されなかったり、そのまま契約が流れてしまうリスクもあります。
大量の郵送契約が発生する会社なら、事前に宛先などが印字された料金後納郵便を返送用封筒として用意しておくと低コストでスムーズです。
なお、返送用封筒自体は折り曲げて同封してもいいですが、契約書類のサイズに合わせたものを送りましょう。
契約書を三つ折りにしても良い場合には、契約書類に折り曲げ線を付けることや、折り曲げる方法の案内を付けたうえで、三つ折りした契約書が入るサイズの封筒を同封するといいでしょう。
宅配便は使えない！ 契約書を送る際の注意点
契約書は信書に相当するので郵便による郵送が基本です。また、同じ郵便局でもゆうパックの利用やメール便などの宅配便は使えない点に注意しましょう。宅配便は、翌日の到着も可能、不在でも宅配ボックスに配達できる、不在でも夜遅くまで配達してくれなど、便利に感じてしまいますが、うっかり利用しないようにしましょう。
宅配便を使用した場合は、信書を送ったとして郵送法に基づき罰則を受けることもあります。急ぎの場合には簡易書留か配達記録郵便の速達を利用しましょう。
面倒な契約書郵送業務を簡便化する方法
郵送による契約書類のやり取りは、手間やコスト、時間もかかります。全ての契約書類が返送されるとは限らず、契約が流れる場合や、契約書の使用期限が切れた場合は契約書を発送し直すなど、リスクも伴います。また、万が一、途中で紛失したり、盗まれたりするなど、悪用のリスクも少なからずあります。
この点、電子署名を導入して電子契約に切り替えれば、面倒な契約書類の発送のマナーやルールを徹底させる必要もなくなり、契約書類の紙代や封筒代、郵送代などもカットできるのがメリットです。電子契約なら最短スピードで契約が成立し、契約書類が返ってこずに契約が流れたりするリスクも抑えられます。
郵送による契約の注意点とスムーズ化
契約書を郵送でやり取りするうえでは、気を付けるべきマナーやルールも多くあります。契約相手に失礼にならないよう配慮するとともに、大切な情報などが盗まれることや紛失のリスクなども避けなければなりません。また、郵送作業の手間や費用がかかるうえ、契約成立までの時間もかかり、契約が流れるリスクも存在します。
手間やコストを省いて、契約成立スピードと成約率を高めるためには、電子署名の導入と電子契約への切り替えもおすすめです。
