日本では印鑑文化が根付いており、重要な契約では当事者個人の実印や企業契約であれば法人の実印と代表者印、それを証明する印鑑証明書の添付が基本です。ですが、近年はIT化やペーパーレス化が進む中で、企業で電子契約を導入する動きが強まっています。書面での契約ではなくデータとしての電子契約は法的に認められるのか解説します。
契約書の電子化とは？
電子契約は電子データに電子証明書で電子署名することで、書面による契約と同等の証拠力を認められるというものです。もっとも、データは簡単に改ざんもできるため、タイムスタンプを導入し、その時点以降、修正が加えられていないことを示すことも大切です。
契約書の電子化を行うと得られる効果
企業においてなぜ電子契約の導入が進んでいるかというと、ビジネス上、多くのメリットがあるためです。書面のやり取りがなくなることで契約がスムーズになり、契約のために何度も対面したり、訪問したり、電話を掛けたりといった手間も省けます。押印がない、記入漏れがある、印鑑証明書が添付されていないなどの書類の不備なども抑えられ、契約がいつまでも成立しないといったリスクも減らせます。契約における省力化や低コスト化が期待できるだけでなく、書類の保管もデータでできるので、大量の書類を長期にわたって保管するスペースの確保や管理の負担も軽減できるのも魅力です。
契約書の電子化を行っても法的に問題ないの？
国もIoTの進展や経済のグローバル化などを見据え、時代の流れに即した対応を取り始めています。電子帳簿保存法やe-文書法により法律で電子契約書類を認めているほか、電子契約がスムーズに行われるよう電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）が整備されました。もっとも、一部の契約については契約の相手方への書面での交付が法律上義務付けられているものなどもあります。そのため、電子契約を推進する法律と従来の法律をしっかりと見比べ、必要に応じて役所や顧問弁護士などに確認をとりながら適正に運用していくことが求められます。
電子帳簿保存法
1998年に制定された電子帳簿保存法により、一定の条件を満たせば契約文書を電子ファイルのまま保存できるようになりました。そのため、法的に問題ないようにするには、一定の条件を満たすかの確認が大切です。また、電子帳簿保存法第10条では電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存について定めており、電子契約を行った契約文書を電子ファイルのまま保存するための条件が規定されています。データをそのまま保存する方法と電子データを出力した書面の混在は認められないとされ、規則性と継続性のある保存が求められます。
電子署名法
契約においては、しばしばその存在や定めた内容を巡って個人客や法人客との間でトラブルになることが起こりえます。契約トラブルが起きた際にデータの文書が法的な証拠力を持つのか、当事者間だけでなく、裁判上も有効な契約として認めてもらえるのかが気になる方も多いことでしょう。電子署名法が整備されたことで、電子ファイルを使った契約であっても適切な電子署名が付与されていれば、紙の契約書類の押印と同等の法的効果が付与され、裁判上の証拠とすることができます。
タイムスタンプも付与されていれば、契約時点以降、改ざんされていないことも証明できるので、さらに安心の証拠にすることが可能です。
e-文書法
2004年に制定されたe-文書法は、書面で保菅することが求められていた書類をスキャンしたデータとして保管できるように定めた法律です。ただし、効力が認められるためには書類をカラーでスキャンし、電子署名とタイムスタンプを付与するなど、各法律要件に対応させることが求められます。契約文書をはじめ、領収書や請求書、医療機関のカルテや建設業界で用いる設計図面など幅広い書面のデータ化とデータによる保存を認めるものです。
法令の確認をすれば安心して使える電子契約
電子契約は国も推進を図っている途中で、存在や効力を認める法律も誕生しています。もっとも、全ての文章で電子化が認められているわけではなく、認められるために一定の条件を満たさなければならないケースも存在しています。自社で行う契約の種類や態様ごとに従来の法制度と新しい法律を精査し、不明点があれば管轄する役所や顧問弁護士などの法律の専門家に確認をとったうえで、適切な運用が行えるように対応しましょう。
