近年、企業において注目されているのが請求書の電子保存への移行です。
取引先が導入したのをきっかけに、自社でも導入をしたいと検討をはじめた企業も多いのではないでしょうか。
電子保存の導入にあたり、どのようなメリットとデメリットがあるのか確認をしておきましょう。
・請求書の電子保存がなぜ話題なのか
請求書の電子保存は、これまで紙の書類としての保存が義務付けられていたものが、新たな法制度の新設や法改正により、データでの保存が認められる制度です。
最初からデータで作成したPDF書類のみならず、もともと紙でやり取りしていたした請求書を一定の要件のもとでに基づきスキャニングしてデータ化したものも、紙の書類の代わりにに代えて電子保存が認められます。
IT化が推進される中、時代のニーズにマッチしていると企業の間で注目されています。
〇e文書法の整備
近年、国税関連の書類が電子帳簿保存法により国税関連の書類のってデータ保存が認められたり、e文書法の整備によりってスキャニングの要件が明確化されるなどしています。請求書の電子保存に関して、たりして、取引上や制度上も認められる保存スタイルが明確になった明文化されたことで、企業の間で請求書の電子保存に向けての導入の動きが加速しています。
請求書の電子化が認められるためには、いくつかの要件があります。例えば、として、電子帳簿保存法では事前の税務署長への申請と承諾、e文書法ではスキャニングの要件や改ざんリスクの予防策を講じること、検索性を保つことなどが求められていますます。
これらの法律が整備されたのも、もともとは経済団体などの要望を受けた国や政府が、、国や政府が時代のニーズに対応させようと動いたものです。
今後も、時代や企業のニーズに合わせ、スムーズな運用ができるよう改正されることも見込まれます。
・請求書を電子保存するメリット
では、請求書を従来の紙による保存ではなく、請求書を電子保存するメリットを確認しましょう。
〇コスト削減
請求書を作成するためのに紙を購入するの費用、、電力消費の多いコピー機で印刷をするコピー機の電力使用料金をする、取引先へのに郵送する郵送代などのコストをカットできます。
1枚あたりのコストは僅かわずかかもしれませんが、企業においては毎月、毎年と大量になるので相応規模のコスト削減につながります。
〇時間短縮
紙の請求書の場合、直接、従業員が届けたり、取りに行ったりする手間や交通費がかかったり、郵送などによって数日ほどの時間がかかっていました。
ですが、電子化によりWebでやり取りできるようにすれば、時間の短縮になり、業務効率もアップできます。
〇ペーパーレス
紙の請求書を法令に従って一定期間保存したり、取引の後日トラブル防止のために保管を続けるとなれば、分類やファイリングの手間をはじめ、キャビネットを購入したり、書庫のスペースを確保するなど手間も場所も経費もかかります。
ペーパーレス化により、管理や保管の手間やコストがカットでき、場所も空いてオフィススペースの有効活用にもつながります。
また、時代は環境保護のニーズが高く、企業にも環境貢献が求められています。
ペーパーレス化でカーボンオフによる地球温暖化防止に貢献できれば、企業のCSR責任も果たせ、環境企業としてのイメージアップも図れるかもしれません。
・請求書を電子保存するデメリット
では、請求書の電子保存に移行することのデメリットはどんなことが考えられるでしょうか。
〇導入コストがかかる
請求書を紙での保存義務に変えての代わりに、データとして請求書のデータ保存が認められるためには、e文書法などの法制度に定めた要件を満たさなくてはなりません。
そのために高精度なスキャナーを準備したり、デジカメなどを購入したりするほか、改ざん防止のためのタイムスタンプの導入、検索性を高めるシステムの構築などが求められ、導入コストがかかります。
また、設備面だけでなく、新たな方式に従業員が対応していくためのには研修を行ったり、や、テスト導入なども必要となりますったりするので、学習コストも発生します。
初期投資や、仕組みが定着する慣れるまでの時間が、導入をためらわせるネックになることがあります。
〇紙の請求書を無くせない場合も
請求書の電子化は自社だけが電子化で行きますよと自社だけの都合で一方的にできるもの行えるものではなく、取引相手の都合も考えなくてはなりません。
一方的に電子化では困るされると困る、うちは紙の請求書でないと受け取れない、うちは紙の請求書しか発行できしない、とったなど取引先や顧客などとの兼ね合いがネックになることもあります。
かといって、基本は電子化はするものの、したうえで、取引先ごとに必要に応じて紙の請求書を残すなど、並行運用が必要になると、現場が混乱するリスクもあります。
結び:請求書の電子保存で業務効率化やコストダウンを図るために
企業業務においてIT化やデータ化がどんどん進む中で、従来、紙での保存を義務付けられてきた請求書などのようなの紙保存を義務付けられてきた書類の電子保存が認められたことは喜ばしいことです。
ですが、電子保存に対応するためにはシステム構築など導入コストがかかるうえ、いくら便利とはいっても、慣れ親しんだ業務のやり方を一気に変えてしまうことは難しいのが現実です。
取引先が対応しきれないという問題も残ります。
そのため、一気にペーパーレス化を推進するのではなく、請求書をはじめ、領収書や契約書などビジネス上必須な書類のうち、対応がしやすい書類や、業務効率を圧迫している書類から段階的にはじめる方法も検討してみましょう。
