IoT化が進む中、電子署名法をはじめ法制度も整備され、電子契約を導入する企業が増えています。時代の流れに後れを取らないよう導入したいと検討しつつも、一方でこれまでとどう変わるのか不安をお持ちかもしれません。導入によるメリット・デメリットを確認しましょう。
電子契約とは？
契約といえば、これまでは紙の書類に署名、捺印が基本でした。重要な契約の場合、個人のお客様からは実印と印鑑証明書を頂く必要があり、会社どうしなら会社の実印と代表者印に法人の印鑑証明書といった準備が必要でした。こうした面倒な手続きが必要だった契約の電子化が認められます。電子データに電子証明書で電子署名を行うことで、書面による契約と同様の証拠力が認められるようになったのです。
もっとも、データというと相手にわたって契約内容が改ざんされてしまったり、相手もそうした改ざんの不安を抱えたりしないのかと不安になる方もいらっしゃるかもしれません。そのため、電子署名にプラスして、タイムスタンプという概念も導入されました。タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在しており、それ以降改ざんがなされたいないことを証明できるものです。
電子契約のデメリット
契約のスピード化やペーパレス化などのメリットが多い一方、不便な点や不安な点、気になる点を以下にご紹介します。契約の内容などにも関わってくることであり、業種や対象の契約書によっても異なりますので、導入の可否を決める前に確認しておきましょう。
一部締結できない契約書がある
宅建契約における重要事項の説明書類をはじめ、法律上、契約の相手方に契約書を書面で交付することが義務付けられているものや電子化を認める根拠がないケースには電子化ができないケースがあります。ただし、国でも今の時代を踏まえ、契約のスムーズ化やペーパレス化による環境貢献、IOT技術の促進によるグローバルな競争力をつけることを目的に、続々と電子化を認める環境を作っています。そのため、今はNGでも将来的には電子化が認められるケースも増えるかもしれません。また、一部に電子化できない契約があっても、業務で扱う多くの契約が電子化可能なら導入する規模の利益はあるでしょう。
意思表示の撤回ができない
郵便で出せば到着前に取り戻すといったことができたのに、e-mail時代になって送信したらもはや撤回ができないので、メール送信は慎重にというビジネスの鉄則が誕生しましたが、これは契約の電子化においても当てはまります。一度、署名してしまうと撤回ができないので慎重な契約が必要になります。ただし、あらかじめ撤回できる条件や期間、方法などを定めた覚書を追加、契約内容に撤回条項などを設けることで回避できるのではないでしょうか。
バックデート不可
本当は11月1日から契約を執行させたかったのに、時間が取れず、契約の締結が11月10日になってしまったという場合、書面の時代なら契約日を11月1日にして契約も可能でした。ですが、タイムスタンプの発行により、こうした柔軟な対応はできなくなります
もっとも、契約書に契約期間を11月1日からと記載しておけば、契約日が11月10日になってしまっても意図に基づく契約が可能となります。
導入時に社内外の理解を得る必要がある
自社でメリットを感じて導入に踏み切っても、顧客や取引先などが応じてくれないと運用ができません。定期的に契約が発生する取引先をはじめ、契約の取り扱いを行う自社のスタッフの理解も得る必要があります。こうしたコンセンサスを得るプロセスが面倒と断念する会社もありますが、スムーズに理解を得るための方法を以下のパラグラフでご紹介します。
取引先の理解を得る方法
契約は書面でないと不安が残るという取引先に対して、いかに理解を促すかをご紹介します。今の時代に即した方法であることとメリットを分かりやすくプレゼンして、理解を促しましょう。
コスト削減効果があることを伝える
お互いに契約のために特定の場所に集まる交通費や契約書面に添付が必要な収入印紙などのコストをカットすることが可能です。実印の押印が不要となれば、印鑑証明書の取得なども不要となり、印鑑証明書取得費用や役所に出向く交通費などもカットできます。コストを気にする取引先は多いので、コスト面のメリットをしっかり説明しましょう。
取引先によって課金額を調整する
電子契約をすすめていく上で、電子契約に同意がえられず引き続き紙の書類を求められる取引先と、電子契約を同意してくれる取引先とで課金額・発生する請求金額に差をつけるというやり方もあります。電子契約を基本として業務を考えたときには、紙の書類作成や送付業務は追加での工数がかかっているものとなります。現実的には今までの課金・発生する請求額よりあげるのは難しいと思いますが、電子契約に同意して頂く場合に印紙代分だけでも下げるようなことを明示するだけで、理解を得られやすくなる可能性があります。
アクティブセンターにサポートしてもらう
自分たちだけでは説明や説得が難しいという場合、クラウドスタンプのアクティブセンターに相談すれば、締結先企業に電子契約のメリットなどを分かりやすく説明してくれます。電子化サービスのプロである第三者に説明してもらうことで、説得力も増すのではないでしょうか。
社員の理解を得る方法
契約のスタイルが変わるということは、社内にとっても大きな変革となります。実際に契約に携わる営業職員やスタッフをはじめ、契約事務を取り扱うスタッフなどの理解も得なくてはなりません。
マニュアルを作成する
契約の方法や流れが大きく変革されますので、分かりやすいマニュアルを作成しましょう。
基本の流れとともに、これまでとの違いを分かりやすく解説したり、よくあるQ＆Aなどを掲載して、誰もが理解しやすくしましょう。全体の概要を説明するマニュアルをはじめ、営業職向け、事務職向けなどにマニュアルを整備すると、より分かりやすくなります。
研修を行う
マニュアルを渡しておしまいではなく、安心して新しい方法に移行できるよう研修を行いましょう。実際にパソコン画面を使って実習をしたり、納得がいくまで質問を受けてきめ細やかな回答をする充実の研修を行うことがおすすめです。
導入による多彩なメリットを享受しよう
電子契約には一定のデメリットもあるものの、国も含めて推進しているIoT化の流れのなかで、デメリットが解消されることも考えられます。また、コスト削減や契約のスピード化や効率化、ペーパレス化などメリットも多くあります。これからの時代に企業競争力を落とさないためにも導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
