ビジネスを行っていくうえでは、重要な契約をはじめ、、物品の受領や代金の受取など、様々な場面で取引の証拠を示す書類がやり取りされます。
書類が大量になってくることで、日々大量の書類の仕分けやファイリングのための時間を取られる、に時間を割かれて業務効率が悪い、書類を保管するスペースが足りない、どの書類がいつまでの保管期間が不明確になる保管が必要か分からなくなってきたなどの、問題が生じてきます。
この記事では、書類の整理や管理でお困りの経理担当の方向けに、納品書の保管期間について解説します。
・納品書などに保管期間が設けられる理由
物品を納品してもらったことを証明する納品書をはじめ、取引の証憑に関わる書類や会社の収支に関わる書類、決算や税務に関する書類は、会社法や税法などの法律で保存義務が定められています。
その書類ごとに保管期間も異なっていますが、どうして保管が義務付けられるのか整理しておきましょう。
〇会社法により定められる書類
会社法では一定の書類については7年ですが、決算書や貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書など決算書類は10年の保存義務を定めています。
契約などにトラブルがあった場合、会社と会社の取引の商事時効は5年、会社と個人客の民事時効は10年となっているほか、税法でも決算関連の書類は7年から9年の保管が義務付けられているため、10年といった長期の定めがあるのです。
〇法人税法により定められる書類
法人税法においては、帳簿を備え付けててその取引を記録し、する義務と、その帳簿と取引などに関して作成あるいはするほか、受領した書類(帳簿書類)をその事業年度における確定申告書の提出期限となっている翌日から7年間保存することを義務付けています。
法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、も同様に、電子データを7年間保存する必要があります。
ただし、また、税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度については、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されたので注意が必要です。
なお、保存が求められる帳簿とは総勘定元帳や仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳が該当します。
帳簿書類としては貸借対照表や損益計算書、棚卸表、契約書、注文書、領収書などが代表例です。
法人税法では脱税などがあった場合、原則7年まで遡って追徴課税がなされるため、最低でも7年の保存が義務付けられているのです。
・納品書が該当する取引証憑書類とは
取引証憑書類とは取引の事実を証明するための、いわば証拠資料です。
契約内容を巡るトラブルをはじめ、品物を発送した受け取っていない、といったトラブルや、代金を払った、払っていない・・・などといったトラブルを防ぐとともにぎ、万が一、トラブルに発展した場合に、事実を示す根拠になる書類です。その事実を示す書類があれば解決の糸口となります。
商品を届けたのにも関わらず、顧客に受け取っていないと言われた際でもときに、納品書が存在していれば、いつ、どこに何をいくつ届けたのかを後から検証できます。
また、取引の当事者間による取引の証拠になるだけでなく、税務調査の資料にもなるため、すぐに探し出せる状態で適切に保管しておくことが求められるのです。
〇お金に関するもの
お金に関する取引証憑書類には請求書や領収書などがあります。
代金の授受がいつ、いくら行われたかの証拠にとできるのはもちろん、受け取った代金の不正流用などを防いだり、不正を発見したりする資料にもなります。
〇モノに関するもの
モノに関する取引証憑書類には納品書や見積書があります。
商品や原材料、資材などの仕入から販売までの流れを裏付ける取引の証拠や、実際に受け取った内容や発注した内容とのズレがないかを確認する資料として機能します。
納品書を受け取ったら受け取った現物と突き合わせて、オーダーした商品に間違いがないか、数量は合っているか、不良品や不自然な点がないかもチェックしたうえで保存しましょう。
〇ヒトに関するもの
ヒトに関する取引証憑書類としては従業員の出勤簿や賃金台帳などが挙げられます。
労働法に基づき適正に賃金を払っているか、残業代や休日出勤の未払いはないかなどの資料になるほか、実在しない従業員に給与を支払ったことにして経費を水増ししていないかなど税務調査の資料にも使われます。
〇その他
その他、として契約書、覚書などの書類も重要な取引証憑書類です。
契約は当事者間の合意に基づき、細かく取引内容を定めるものです。
後日、言った、言わないとか、そんな約束は知らない約束を反故にされるといったようなトラブルが起きないよう、明確に規定して、保存しておかなければなりません。
・納品書が該当する取引証憑書類の保管期間
取引証憑書類の保管期間ですがは、会社法では帳簿の閉鎖日から10年、法人税法では事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から最低7年間との保管が義務付けられています。
では、このように長期にわたる保管を義務付けられた書類を、わたってどのように管理、保管していけばいいのでしょうか。
〇納品書の保管方法
納品書の保管は受け取った原本を事業年度ごとにファイリングして、キャビネットや書庫などに保管をしていきます。
7年もしくは、会社法の規定で10年の期間が義務付けられている場合、はその期間が経過したら廃棄処分をして、次の年度以降の書類を整理しながら保管するのが一般的な方法です。
結び:紙の書類に埋もれる企業を救う電子化
取引や決算、税務に関わる書類は会社法や税法で長期にわたる保管が義務付けられています。
企業においては日々たくさんの取引が行われて、書類のやり取りも多く、7年、10年といった保管期間の間にどんどん紙の書類が増え、保管スペースにも困るほか、必要なときにすぐに探し出せないといったトラブルも発生しかねません。
近年ではe-文書法の整備で書類の電子化や紙の書類のデータ保存も認められるようになってきました。
一定の要件を満たし、システムの整備なども必要になりますが、紙の書類を減らして検索性を上げ、業務効率を高めるためにも、電子化を検討してみましょう。
