世の中の流れはよりスピーディーかつきめ細やかなサービスが求められる時代です。多彩な顧客や取引先のニーズに応えるため、人を雇ったり、残業をさせて残業代がかさんだりと大変な会社も多いのではないでしょうか。経費削減という企業永遠の課題について参考にしていただける代表的なアイデアを５つ紹介します。
経費削減を行う目的と注意点
経費削減はあくまでも利益を追求する上での手段といえます。経費削減ばかりを樹にして結果として顧客への便利なサービスまでカットされてしまっては意味がありません。経費削減を行ううえでは顧客の満足、価値を生み出す従業員のモチベーションや安心感を維持しながら実施することが大切です。
会社の経費を削減する5つのアイデア
サービスの品質を落とさず、従業員が安心して働ける環境を維持しながらも、会社の経費を削減するにはどうしたら良いでしょうか。経費のなかで固定費を中心に見直せる部分にフォーカスをあててご紹介していきます。
インターネットや電話料などの通信費の削減
固定費の代表格である通信費はビジネス向けの料金プランなどを適用しても、インターネット料金をはじめ、特に電話料金は事業規模が拡大するとともに経費が増えてしまいます。通信費を下げるための代表的な方法としては、IP電話やひかり電話の導入があげられます。メリットとして基本料金や通話料金の安さです。反対にデメリットとしてはインターネット回線のトラブルが起こると電話も使えなくなってしまうケースや、緊急電話などの一部IP電話ではかけられない電話番号などがあげられます。昔は致命的と思われたデメリット部分ではありますが、個人の携帯電話が完全に普及している現在ではあまり問題ならないのではないでしょうか。
残業代などの人件費の削減
最もわかりやすい経費削減方法として認識されている方法ですが、単にリストラをしたり残業を禁止にするだけでは短期的な効果しかあげられません。中長期的に事業を拡大し利益を確保していくためには人材は必要不可欠です。そこで頼りになるのが昨今話題になっているはRPAやAIツール、クラウドソーシングなどを活用した業務効率の向上施策です。エクセルへの単純な帳簿付などの事務作業を自動化・効率化するRPAソフトウェアの導入、Webサイト上での顧客からの問い合わせを自動応答してくれるチャットボットの導入、会社ホームページの記事更新を安価に外注化できるクラウドソーシングの利用などがあげられます。社員ひとりひとりの生産性をあげることによって残業代を減らしたうえで、バイトを雇用したりと余計な経費を増やさず売上を伸ばすことに繋がるでしょう。
プリントなどの印刷費の削減
IT化が進んだといっても、企業では膨大な紙の資料が利用されています。IT化でペーパーレス時代の到来といわれて久しいですが、現実には契約書関連を筆頭に、社内での会議資料、稟議・回覧書類が紙の書類で出力されているのが当たり前の企業が、規模の大小を問わず多いと言われてます。印刷費の削減方法のアイデアとして代表的なものは、まず社員のパソコンをデスクトップからノートパソコンにすることがあげられます。会議をするさいにも資料をデータで共有し、ノートパソコンを持ち寄ることで目的を果たすことができます。
その他稟議・回覧資料についてはワークフローシステムの導入がおすすめです。ハンコなども再現できる機能などもありますし、単に印刷の経費削減だけではなく決済スピードの短縮など、業務効率向上としての恩恵も得られます。社外向けの契約書書類については、電子契約を導入することで、ペーパーレス化を実現できます。プリントアウトしなくても、顧客などの相手に契約書類をインターネット上で送付できますので、郵送費用なども削減できます。
水道・電気などの光熱費の削減
事業内容や事業規模によっても対策は違ってきますが、光熱費の削減は固定費削減のなかでも比較的影響が大きいものです。一般的な対策としてあげられるのはまず、蛍光灯をLEDへの切り換え、電力自由化に伴う新料金体系プランへの移行などがあげられます。LEDへの切り換えは自治体ごとに差がありますが、助成金や補助金が出ることも多く、電力自由化に伴う新興電力会社によるお得なプランの提示もさかんに行われています。この他にも非常に地味ではありますが、エアコン設定温度や休憩時間の消灯などこまめな節電も、企業規模が大きければ大きいほど効果を発揮しやすいものといえるでしょう。
契約書にかかる収入印紙代の削減
契約書には一定の金額を超えると、金額ごとに収入印紙を貼らなければなりません。自社で用意するのが当然の場合はもちろん、ケースによっては本来相手が用意しなければならない分まで、お客様サービスとして代わりに印紙を準備していたケースもあることでしょう。収入印紙は一定の契約金額を超える契約文書への貼付が必要ですが、電子契約はデータであり書面ではないため、印紙の貼付は不要です。年間の収入印紙代金が削減できるとすれば、かなりの経費削減に繋がることでしょう。
電子契約の導入でコストを削減しながら契約締結率やスピードもアップ
電子契約の導入を通じたコストカットのための5つのアイデアをご紹介しました。スムーズに契約ができることによる電話代のカット、残業代を減らして人件費カット、プリンターの利用料や印刷代のカット、残業が減ることによる光熱費のカット、最大のメリットともいえる契約書面に貼る収入印紙代のカットを通じて、電子契約導入のメリットを享受しましょう。
