少子化で労働力が不足している時代には、企業における人材採用コストがかかり、待遇面の改善など人件費も増大する一方です。また、利便性やスピードが求められる時代にあって、サービスの向上やスピードアップのための業務改善や、24時間対応や夜間営業などに伴う管理費用の負担も増大しています。システム化やオートメーション化の導入によって業務の改善を図ることで、必要な人材も抑えられて人件費や管理費のカットにも繋がります。ここでは、コスト削減にはどのような方法があり、どのよう実現することができるか見ていきましょう。
企業経営におけるコスト削減を実現するための考え方
企業経営においては様々なコスト削減法が考えられます。過去においては、バブル崩壊により人件費が重荷となって、一方的なリストラが主流の時代もありました。しかし、今の時代は必要な人材を確保するのも大変な人手不足の時代であり、人材を採用したくても思うように集まりません。ただ、人を切る、給料を安くするといった方法によるコストカットではなく、人材の効率的な活用を図ることで生産性を高めて、コストパフォーマンスをアップさせることが大切です。待遇面や働きやすい環境整備を図って、優秀な人材が流出しないように務めるとともに、販売費や一般管理費などの固定費用の見直しや、コストを抑えられる方法へのシフトを図っていきましょう。
企業経営におけるコスト削減を実現する具体的な方法
今の時代において企業経営における有効かつ効率的なコスト削減法を検討してみましょう。単にコストを下げるのではなく、収益アップや業務の効率化、生産性の向上などコストパフォーマンスが高まる方法がベストです。
業務の棚卸しを実施する
同じ業務や作業を二度行っている、業務に無駄な時間を費やしている、ヒューマンエラーが多くトラブル処理に時間を割いているなど、業務に無駄がないかを見直しましょう。本当に必要な業務かどうか、業務自体の棚卸しや、より効率的でミスやトラブルが起こりにくい方法がないかの見直し、担当者や作業内容の変更も求められます。
光熱費の削減を検討する
企業で使う電気やガス、水道、通信費などの金額は膨大なものになります。毎月必ず発生する固定費用だからこそ、光熱費や通信費の削減は大きなコストカットに繋がります。契約プランの見直しや、電力自由化などに伴うサービス提供会社の選択を見直すのはもちろん、社内での省電力化や通信費のカットなども検討していきましょう。
たとえば、業務の効率化を図り、無駄な作業や時間をカットできれば、残業が減って、早い時間帯に全社消灯ができ、光熱費を抑えることができます。また、取引先との契約書類のやり取りや、請求書や領収書の発送などの郵送費用をカットできるように電子化に取り組み、口座引き落としやクレジットカード決済、決済代行業者の利用など代金の回収などのスムーズ化が図れれば、督促状の郵送費用や督促のために電話をかけまくるといった通信費もカットできるのではないでしょうか。
申請・承認プロセスの見直しを行う
社内の申請や承認フローをはじめ、契約書類や請求書類、領収書などのペーパーレス化を図ることができれば、紙代や印刷代、郵送費用などのカットができ、作業もスピード化、効率化が図れて生産性も向上します。つまり、コストパフォーマンスに優れたコストカットが実現できます。システム変更に伴う導入コストなどは必要になりますが、設備投資による将来のコストパフォーマンスは高いものがあります。
取引先との契約方法の見直しを行う
紙の契約書から電子契約書に切り替えることで、紙代や印紙代、郵送費をはじめ、営業職員や営業アシスタント、事務スタッフの人数も減らすことができ、人件費カットにも繋がります。人材を必要最小限に抑えながら、契約の効率化とスピードアップが図れ、契約数の増大による収益アップも図れるでしょう。
電子契約書導入によるコスト削減事例
ここでは、電子契約書導入によって業務請負業や卸売業者などが人件費や印紙コスト、郵送費、保管コストなどを削減した事例をご紹介していきます。
コールセンター運営の事例
最初に、現代ではよくある、業務請負におけるコールセンターの運営における事例を見ていきましょう。業務委託契約のために契約書を送付してから捺印、返送までに郵送時間や対応に時間がかかり、業務委託開始までに時間がかかることが課題でした。契約の促進に時間がかかる場合や促進漏れなどで遅延や履行されないケースも多かったと言います。システム化で促進するための手間や人件費をカットできるようになり、業務請負契約の成立スピードも速まりました。
人材派遣社の事例
派遣社員と派遣先会社との間の業務委託契約の頻度が多く、その都度、書面の郵送が必要で手間と郵送費用がかかっていました。電子契約の導入により、メールでの書面開示となり、書面の郵送の手間が抑えられ、郵送費用のカットと業務の効率化が図られたのです。
ウォーターサーバーレンタル業の事例
代理店契約書や秘密保持契約書、レンタル申込書などの各種書類が多く、契約ごとに収入印紙の費用がかかるほか、押印漏れなどの不備の整備に頭を抱えていました。電子契約の導入によって、収入印紙のコスト削減が図れたほか、押印漏れの不備も解消でき、契約スピードも大幅に改善しています。
卸売業の事例
代理店契約書や商品売買契約書が多く、印紙代のコスト負担がかかる業種です。電子契約の導入により、印紙コストがゼロになったほか、PDFデータのアップロードだけで済むようになり、従来の契約書の製本作業に伴う印刷代や製本代のカット、自社での製本に伴うホチキス・製本・捺印作業をカットすることに繋がり、人件費も抑えることに成功しています。
企業のニーズや時代に合ったコスト削減方法を
企業のコスト削減には様々なことが考えられ、業種や現在抱えている課題によってもベストな対策は異なってきます。今回の記事を参考に契約の電子化をはじめ、企業のニーズや時代のニーズに合わせた対策を検討してみましょう。
