契約書類には金額が3万円を超えると収入印紙を貼らなければならないという、法制度上のルールがあります。高額な契約が多い企業においては収入印紙代は馬鹿になりません。とはいえ、契約する以上はカットできないコストと従来は考えられていました。ですが、電子契約化することで収入印紙をカットできるのをご存知でしょうか。ここでは収入印紙をカットできる方法を、アナログな方法から、時代の最先端の方法である契約の電子化までご紹介していきます。
収入印紙代の削減方法1:コピーを利用し原本は1通だけ作成
契約書の原本は収入印紙の課税文書ですが、コピーは非課税文書となっています。契約は買主と売主や提供者と利用者など二者間で締結されるのが基本です。そのため、一方は原本を保持し、もう一方は原本をコピーしたものを利用する方法が考えられます。もっとも、国税庁の見解では、原本をコピーしたものに対して署名押印をするケースや、原本と相違ないなどの但し書きを添えたコピーは、印紙税の課税は免れず課税文書となるので注意が必要です。
なお、不動産売買などにおいても買主が原本を保持し、売主はコピーを保持するといった収入印紙の節約事例が見かけられます。ただし、金額が高く、瑕疵担保責任なども発生する重要な取引においては、あまりおすすめできません。法律上は非課税文書として収入印紙を納めないことに問題がなくても、万が一、契約上の紛争が生じた場合にコピーは原本に比べて証拠能力で劣ってしまうからです。そのため、単に収入印紙を節約したいからだけの理由でコピーを利用することはおすすめできません。契約の内容や重要性、後日のトラブルリスクなども加味して検討しましょう。
収入印紙代の削減方法2:税抜価格と消費税の金額を区分記載
商品などの販売代金を受領した際の代金受取書や建築工事などの請負契約書においては、記載金額に応じて印紙税が課税されることになっています。記載金額は基本的に消費税および地方消費税の金額も含めた金額を記載して、全体を収入印紙の対象にしなければなりません。ただし、不動産の譲渡などに関する契約書、請負に関する契約書、金銭または有価証券の受取書など、一定の文書については消費税額などを区分して記載した場合、または税込価格と税抜価格を記載したことで取引において課税される消費税額が明らかにされた場合には、記載金額に消費税額を含めなくていいとされます。つまり、消費税分まで収入印紙が課税されず、印紙代の節約が可能です。ただし、酒税や揮発油税などの個別消費税については対象外となりますので注意しましょう。
収入印紙代の削減方法3:電子契約書を作成
最先端の方法である電子契約を導入すれば、契約の種類や金額を問わず、収入印紙代のカットが可能となります。導入にあたっては電子署名の取得やシステムの整備、取引の相手方の協力や理解、社内の営業職員や事務処理スタッフなどの教育など設備投資や環境整備のための手間やコストもかかりますが、運用がスタートできれば、その後は収入印紙代がかからなくなり、大幅なコスト削減に繋がっていくでしょう。
また、契約のスピード化や管理のスムーズ化などにより業務効率アップや生産性の向上、契約数の増大や契約機会のロスなどを抑制し、業務全体のコストカットや収益アップに繋がるメリットも期待できます。
電子契約書導入による収入印紙代削減事例
では、ここでは実際にあった太陽電池業や建設業における印紙コスト削減事例を紹介していきます。
太陽電池業の事例
太陽光発電の販売では買主を紹介するブローカーとの秘密保持契約書や、太陽光発電設備を購入する買主との商品売買契約書などが必要となります。今トレンドの土地付き太陽光発電所の相場は数千万円～数十億円となっており、金額が高額にのぼることから収入印紙も1契約あたり4,000円～200,000円とかなり高額な負担となっていました。電子契約化に伴い、驚くことに印紙代がゼロとなり、売主である業者はもちろん、買主にとってもコストカットのメリットが生まれて契約もスムーズになります。
また、紙の契約書は本社で永年保管しなければならず、保管スペースの確保や管理の手間、災害による消失などのリスクが問題視されていました。ですが、電子化によりスペースを取らずに保管が可能となり、サーバーの別場所設置やバックアップ機能で消失や滅失のリスクが減り、管理も容易となったのです。
契約書の製本作業の手間も省け、PDFデータのアップロードだけで作業も効率化されています。紙の契約書の場合、実印の押印や印鑑証明書などが必要になることや書類の不備などが起きて契約締結までに平均10日かかっていましたが、電子契約によって1～2日間でスピード化も図れ、生産性も向上しています。
建設業の事例
土地の有効活用として、駐車場のうえに建物を構築して、駐車場代とテナント料を確保できるという提案をしている建設業の事例です。駐車場を持っているオーナーとの契約や、建物を作る下請業者との契約書が必要でしたが、請負契約は金額も高額になり、印紙代コストがかさんでいました。電子契約の導入により、請負業者も下請業者も契約するオーナーも印紙税の負担から解放されました。紙の契約書の時代には営業が受注してから、契約書のホチキス止めや製本作業を自ら行い、切手を貼って郵送するという発送業務も手掛けており、1件あたりの作業に平均20分を費やし、さらに郵送代もかかっていました。
電子化により契約書のPDFアップロードと宛先入力、送付だけで作業時間が短縮され、郵送代もかからなくなりました。書類が郵送で返送されるまでの時間もかかり、契約締結完了までに1週間から2週間かかっていたのが、電子化によって最短20分で完了でき、契約スピードもアップしました。これによって、営業職は1件の契約手続きに長い時間を割くことがなくなり、次の契約獲得のための活動に集中でき、契約件数の増大と収益増大なども期待できるメリットが生まれました。
印紙代をカットできると人気の電子契約
契約書の収入印紙代を節約するための方法は、コピーの利用や消費税と金額を分けるといったアナログな方法もありますが、いずれも条件や注意点、リスクがあります。法制度上も認められている電子契約の導入ができれば、印紙代はゼロになるうえ、契約のスピード化や保管コストの削減、人件費や管理費の削減と契約数の増大による収益アップなど複合的なメリットも期待できます。特に、高額の印紙代が発生する業種の場合は高い効果が期待できるためおすすめです。
