企業の活動において、どうしても必要となってくる出張費。必要でありながら、出張費に関してどこまでが含まれるかなどが明確化されていないこともあり、会社の経費の負担になっていることは言うまでもありません。今回はこの出張費にポイントを絞って、経費削減に繋げる方法を説明していきます。
出張費の内訳
出張費は、タクシー代や電車賃などの交通費、宿泊費、人件費などのほかに出張中の飲食に伴う食事代のような滞在先で必要となる諸費用など様々な費用が含まれています。出張があるたびに多大な費用がかかっていることになり、これが会社の経費を圧迫していることも多いものです。そのため、出張費をある程度削減することができれば、会社全体の経費削減をもたらすことができるのです。
まずは現状の出張費の額を正確に把握
出張費に関する規定が企業ごとに決められていることも多いものですが、それを全社員が共有できているかと言えばそうではありません。意外にも様々な費用が出張費として扱われ、規定外の費用まで出張費として処理されてしまうこともあり、会社の規定に外れてしまっているケースもあります。企業にとっては出張費は経費を圧迫しており、経費削減の余地があると認識している一方で、実際に正確に把握できているかと言えばそうではないという現実があります。そのため、出張費を削減するにあたっては、Excelで出張管理表を作成して管理することや出張管理システムを導入することで、出張にどのくらいの経費がかかっているかをしっかりと把握しておく必要があります。出張費を可視化することでより無駄のない、適正な出張費として管理することができるようになります。
出張費を削減する3つの方法
宿泊先や日程の調整
宿泊費を一律8000円支給するなどというようにせず、できる限り安い宿を押さえておくと良いです。たとえば比較的小さなホテルや民宿であれば、宿泊費用に広告費などが上乗せされていないことも多く、低予算で宿泊できます。また、食事込みのプランを利用すれば、宿泊費に滞在先での食事代を浮かせることができるため、コストを削減することが可能です。他には、片道200km未満の出張であれば日帰り出張するように決めるというように規定を作るのも一つです。日帰りで主張するスケジュールを組むようにするなども宿泊費を削減してコストを抑えるのに有効です。
早割や格安航空会社の利用
出張が早い時期に決まっている場合は、早割を利用してチケットをお得に手配するというのも一つです。早割は、リーズナブルでありながら、柔軟性がなく、変更ができないことも多々あるため、利用する場合はできる限り事前に出張計画を綿密に立て、出張の日時が変更になることがないように管理しておくことも必要です。また、格安航空券の利用も大変お得です。現地への到着も早く、さらに新幹線に比べても交通費がかかりません。さらにはインターネットから格安航空券の予約を行うと、場合によっては最大8割引の価格で利用できるケースもあります。
Web会議の活用
出張の中には、会議や研修を一つの会場(本社など)に集まって実施するケースもあります。このときに遠方から何人もの交通費がかかると、経費は人数分だけどんどんかさんでしまうことになります。そのため、会議や研修のたびにかかる費用を削減するために、Web会議のシステムを導入することで出張費を削減すると大幅なコスト削減に繋がります。Web会議システムは、インターネット回線とPCやタブレット端末を接続し、企業全体でどんなに遠隔地であろうと一つの場所にいるような感覚で会議を行うことができる画期的なシステムです。社員も、会議や研修のために営業などの企業活動を削ってまで参加する無駄もなくなります。コスト削減だけでなく、それぞれの社員の業務に集中する時間がその分増えることにも繋がるのです。
Web会議システム導入にあたっての初期費用はかかってしまいますが、社員の数が多ければ多いほど、そして会議や研修の機会が多ければ多いほどコストはかさんでいることになります。初期費用にお金をかけて、後々のコストを削減することでより大きなメリットが伴うのです。もちろんWeb会議では対面して会話ができるわけではなく、毎度の会議で利用するのは社内間のコミュニケーション不足にも繋がります。
社内でのコミュニケーションにおいては、全社員のコミュニケーションも社員が一体化するためには大変重要です。そのため、期初や期末などの会社の節目で出張による全体会議を行うようにすることで、社員間の関係性も保ちつつ、さらには情報共有の質も落とすことなく、出張費も削減することが可能になります。このように、出張費を工夫して削減することによって、会社全体の経費削減に繋げていくことができます。今回ご紹介した3つのメソッドを参考にして、積極的に経費削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。
