管理業務や契約書類のクラウド化といっても、内容は1つではありません。まずは目的を明確にし、どのような内容をクラウド化するのかをしっかり検討する必要があります。契約や契約書に関わるどの業務や手続きをクラウド化し、どこまでは従来通り行うのかなどを考えて、自社のニーズや目的に合った方法を見つけて、スムーズに移行できるようにしましょう。
クラウドへ移行する目的と範囲を明確にする
契約書のクラウド管理といっても、その目的や範囲は様々です。
たとえば、既存の紙ベースの書類をスキャニングして保管や管理、閲覧のみ行いたいというケースもあるでしょう。または、契約自体を電子化して全ての契約プロセスや保管までクラウド化を望む企業もあるかと思います。
また、契約は紙ベースでスキャンし、その後クラウド上に保管を希望する場合も、そのスキャンを誰が行うかという選択が求められます。自社のスタッフがスキャニングしてクラウド上に保管してもらうだけの方法もあれば、契約書をクラウドサービスの提供業者に送付してスキャニングもしてもらう方法もあるからです。
業務の効率化や保管コストの削減を目的にクラウド化を図りたいといっても、どの部署のどの業務を効率化して、人件費のカットをしたいのかを明確にしなければなりません。明確にすることで、SIerやベンダーを選定しやすくなり、失敗も避けられるようになります。
利用するクラウドサービスやシステムの仕様を決める
スキャニング業務もアウトソーシングすることで業務スピードを上げ、アルバイトスタッフの人件費削減や高精度なスキャンマシンの購入費やリース費用などを抑えたい場合は、スキャニングもしてくれるクラウドサービスを利用するといいでしょう。また、契約のスピードアップに加え、契約書の郵送に伴う契約不成立のロスなどを避けたい場合には、契約書のクラウド上の保管だけでなく、電子契約の導入もおすすめです。
電子契約の導入サポートもしているクラウドサービスにおいては、どこまで精度の高いシステムやサービスを提供している業者を希望するのか、現在の業務運営での課題などを踏まえながら検討しましょう。たとえば、契約書類を上司や専門部署に回す際、決済や承認のスピードが遅く時間がかかる場合、クラウドシステム上ですぐに承認ができるサービスを提供している業者が便利ではないでしょうか。
クラウドへ移行する際の注意点を把握する
現在、すでにシステム化を行い、オンプレミスで運用している会社がクラウドサービスへシフトしたい場合、仕様が変わる範囲や制約事項についてしっかりと理解し、現状との違いやシステム移行に伴う影響とセキュリティ体制の確認などをしなければなりません。オンプレミスは自社内で構築・運用するため、サーバーの管理や維持コストもかかるほか、インフラリソースを拡張したいときにもネットワークやサーバー環境が自社の設備に依存しているので、変更や更新作業には時間もコストもかかります。
クラウドサービスを利用すれば、サーバーなどのインフラ環境をあらかじめ拡張可能な仮想環境で手に入れることができます。利用者は必要な分だけ料金を払いますので、無駄なコストをかけずに便利に利用できます。オンデマンドでサーバーリソースを自由に増減できるので、コスト削減と変更作業にかける手間や時間もカット可能です。ただし、オンプレミスの場合と異なり、自由なカスタマイズはできなくなるかもしれません。
情報セキュリティの側面では、他社の影響を受けない自社運用のオンプレミスが安心と考える向きもありますが、近年ではクラウドコンピューティングのセキュリティ技術やクラウドサービスの進化により、セキュリティ面も安心して任せられるようになっています。契約書類の内容などに応じて、セキュリティの高いクラウドサービスを選べば安心です。
オンプレミスからクラウドへの移行にあたっては、業者やサービスの特性や要件、セキュリティの観点から費用対効果も含まれていて、望ましい利用形態ができるサービスを選択しましょう。
テスト環境での移行・運用を実施して本番環境へ移行する
クラウドサービスへの移行にあたっては、テスト環境での開発や十分な検証を繰り返してからの移行が求められます。重要な契約をいきなり電子化したり、スキャニングしてもらったりするのではなく、ダミーの契約書を用いて十分なシミュレーションを実施しましょう。
テスト環境で契約や手続きに関わるスタッフにも十分に慣れてもらったうえで、今度は本番環境でリハーサルを実施します。テスト環境と本番環境では操作性や必要項目の入力などで異なる点が生じる場合も少なくありません。本番環境においてもダミーの契約書などを用いてスタッフに動作確認をしてもらい、問題ないことが確認できてから、移行に踏み切りましょう。
クラウド移行をスムーズにするために
契約書の管理はクラウドがいいらしいと単純に導入を決めるのではなく、企業が今抱えている課題や解決したい問題、業務改善やコスト削減などのニーズに合わせて、どのようなサービスをどの範囲で利用するのかを決めなくてはなりません。そのうえで目的やニーズを満たしてくれるサービスや業者を選定することが求められます。
セキュリティ環境にも十分確認をしたうえで、本番移行の前にテスト環境での十分な検証やシミュレーション、本番環境でのリハーサルを行って、安心かつスムーズな移行を図りましょう。
