会社間で取り交わされる契約書は様々ですが、中には具体的な事業が始まる前に取り交わすべき契約があります。プロジェクトが始まる前に、何よりも先んじて取り交わす必要があるのがNDA契約ですが、いったいどんな契約なのでしょうか。
NDA契約とは？
NDA契約は、秘密保持契約のことです。英語ではNon Disclosure Agreementとなるので、頭文字を取ってNDAと呼ばれています。意味はそのまま、Non Disclosure＝開示しない、Agreement＝合意ですので、締結相手と取り交わした秘密にすべき情報に関し、第三者に内容を開示しないことを約束するものです。企業間の取引においては、往々にして秘密裡に進行すべき事項が生まれます。
たとえば企業の合併や買収などは最たる例ですし、共同で商品開発や研究を始める場合もあります。いずれ公の場で発表することになるとしても、協議や交渉に入る段階では秘密にしておかなければならない事項はいくらでもあります。そうした際には、実際に話し合いに進む前段階で、NDAを締結しておかなければなりません。
また、企業同士に限らず、企業と一個人の間においてもNDAは存在します。たとえば従業員として就労する際に、就労中に知りえた企業情報を外部に漏らさないよう誓約書を取り交わすのが一般的ですが、それもNDAの一つと言えます。近年では個人情報保護も声高に言われていますが、情報がもつ価値の重要性が広く認識されるようになった昨今、NDAの必要性は更に増すことは間違いありません。
NDA契約をきちんと締結しないといけない理由
NDAを締結しておくべき理由は、企業にとって重要な情報が外部に漏れることで、第三者に不正利用される可能性を排除するためです。意外に感じられるかもしれませんが、原則として、企業間取引には秘密保持の義務は存在していません。つまり、もしNDAを締結していなければ、相手方が自社の情報を外部に漏洩したとしても責任を問うことができないのです。故意の場合もあれば過失の場合もありますが、いずれにしても秘密情報が漏洩した際、相手方の責任を追及するためにも、NDAは必須の契約と言えます。
情報によっては企業のシステムや経営の根幹に関わるものもありますし、ブランドイメージが低下して顧客離れが起こるなど深刻な被害に及ぶ可能性もあります。まずは漏洩に伴うリスクを相手方に架すことで、万が一にも秘密漏洩が起こらないようにすることが重要と言えます。
NDAを締結するときにきちんと定めるべきこと
単にNDAを締結すると言っても、注意しなければならないポイントがあります。重要な点を明確にした契約内容でなければ、取り交わす意義が薄れてしまいますので十分に理解しましょう。
どこまでが秘密情報になるのか
一口に秘密情報と言っても、該当する情報がどれなのか明確でなければ判断のしようがありません。締結の際には出来得る限り明確に、該当情報の定義を行う必要があります。具体的には個人情報や営業情報、システムの技術情報など多岐にわたりますが、NDAにはどの情報が該当するのかを記載する必要があります。特に口頭で開示する情報に関しては明示が非常に難しいため、取り扱いは事前に双方で話し合い、NDAに明記する必要があるでしょう。
秘密情報の取扱方法
開示された情報をどのように使うかを明確にします。書類やデータであれば、どの場においてどのように使用するか用途を確認しておきましょう。また、保管状況や管理責任者も明確にしておくと安心です。たとえば書類やデータを社内に持ち帰った後、秘密情報だと認識し得ない従業員が自由にアクセスできるような場所に放置されているようでは、守秘どころの話ではなくなるのは当然です。
契約期間終了後の対応がどうするか
まず、NDAには有効期間を定める必要がありますので、秘密情報の内容や有用性の度合いに応じて定めます。場合によっては公示と共に秘密性を失うものもありますが、一般的にはNDAは契約期間終了後も一定期間は存続期間を有します。通常、利用目的が終了した場合は情報漏洩のリスクを回避するため、秘密情報の返還等を求めます。開示情報の量や形式から返還が現実的ではない場合は、廃棄の方法も併行して定めておくことも必要となります。
但し、廃棄の場合、開示側が廃棄の事実を認識することが難しいため、適切に廃棄されたことを証明する手立てと書面の提出義務も定めておくことが一般的です。また、契約終了前であっても不穏な動きがあった際には随時返還を求めることができるよう、契約書に盛り込んでおくと良いでしょう。
契約違反になったときの対応はどうするか
NDAには3種類あり、自社が一方的に情報を開示するものと、相手方が自社に一方的に情報を開示するものと、双方が互いに情報を開示し合うものとがあります。違反した場合の責務は、自社が秘密保持義務を負う場合はできるだけ負担を軽く、相手方に負わせる場合はできるだけ負担を重くするのが原則です。もし契約違反が起こった場合、責を負う側には損害賠償請求を行うことができます。一般的には秘密漏洩の場合損害額の立証が難しいため、あらかじめNDAの中で損害額を定めておきます。
ただし、情報漏洩による企業の損害は、一度起こってしまうと損害前に完全に回復させることは事実上不可能だと言われています。相手方に損害賠償請求を行うのは当然としても、それ以上に事後対策を十分講じておくことのほうが重要でしょう。
また、被害を最小限に食い止めるために、相手方が義務違反を行っている疑いがある時点で、相手方の行為の差し止め請求ができるよう事前に盛り込んでおくことも有効です。残念ながら、情報漏洩に関しては金銭賠償だけでは十分な補てんはできないことが一般的です。不測の事態に備えるなら、相手方に原状回復請求も盛り込む検討が必要でしょう。
プロジェクトのスタート前にNDA契約の締結を
企業にとって秘密情報の漏洩は、回復できないほど深い大打撃に繋がる場合が少なくありません。最大限リスクを軽減させるためには、情報を開示する相手方とのNDA締結は必須事項です。自社を守るためには、開示前に必ずNDAを締結してください。
