近年話題の電子契約と、従来から一定の業界で利用されているEDIの違いについて解説します。
電子契約とEDIの違い
電子契約は、IT技術の進化とネットの普及やセキュリティ強化に伴い、従来の紙による契約書に変わる方法として注目されています。
これに対してEDIは製造業や流通業界などで以前から活用されているシステムで、定期的に行われている取引をスムーズかつスピーディーに行えるような仕組みです。
両者の違いを、それぞれの特徴から詳しく見ていきましょう。
EDI
EDIはElectronic Data Interchangeの略で、企業間の取引を電子データ交換によってスムーズに行うシステムを指しています。
発注書、納品書、請求書などのビジネス文書のやり取りを、書式を標準化して統一し、通信回線を使ってスマートに交換できる仕組みです。
原材料の継続的な仕入や定期的な商品の発注などの企業間取引で使用される、契約書、発注書、請求書などを、毎回いちいち紙の書類で交換するのは手間がかかり非効率です。
EDIを導入することで、その都度の紙の書類でのやり取りが不要となります。それにより、受発注の省力化ができ、業務効率がアップします。
また、在庫照会や納期照会なども可能ですので、決済業務の正確性やスピードアップにも役立ちます。
取引先同士がお互いにEDIを使うことで、コンピューターに専用回線などを通じて注文書などの書類が取り込まれ、データとして記録、管理されるのも便利です。
FAXや郵送による紙の書類のやり取りと異なり、発注書や請求書などの伝票を作成したり、印刷したり、送付する手間を省け、紙代や郵送代などのコストも削減できます。
取引企業間において売り上げや在庫のデータも共有ができ、欠品や過剰在庫を抑えることができ、お互いにWin-Winの関係が築けるのも魅力です。
お互いに需要予測や生産計画、販売計画、在庫計画を立てやすくなり、収支管理や収益アップにも役立てます。ペーパーレスで環境にも優しく、業務効率改善やコスト削減に役立つことから人気のシステムとなっています。
電子契約
電子契約は、データとして契約書類を作成し、インターネットを使った当事者間のやり取りと、実印と印鑑証明書の代替となる電子署名などの仕組み通じて、契約をスムーズかつスピーディーに行える今注目の方法です。
EDIは基本的に製造業や流通業など、特定の業界ごとの標準規格にそって電子データの交換が行われる仕組みのため、通常の場合、他業種の企業との商取引では利用できません。
これに対して電子契約は、業種を問わず様々な契約に利用でき、柔軟性があります。
契約手続きのスピードアップやペーパーレス化につながりますし、契約金額に関わらず収入印紙の貼付も不要ですので、コストダウンにも役立ちます。
EDIの種類
電子契約は近年注目されるようになった新しい技術ですが、EDIの歴史は古く、1970年代から利用されてきました。
もっとも、その方式やサービス内容は技術の進化や時代のニーズに伴い発達しています。
EDIを利用するには、データをやり取りする通信プロトコルと伝票の標準フォーマットなどを定める必要がありますが、同業界や同業種であればどの企業でも取引できる標準EDIと、特定の企業間だけで取引する個別のEDIなどがあります。
VAN型EDI
標準EDIの1つとして業界VAN型というのがあります。
業界VANという専用の電話回線を使ったサービスを利用して、同じ業界の企業間で取引書類の標準化や統一を図って、平素の取引のスピードアップが図れます。
商品コードや取引先コードも標準化が図られて分かりやすく、VANを利用するすべての取引先とスムーズに取引することが可能です。
WEB－EDI
WEB-EDIは従来のEDIをインターネットで通じて行う仕組みで、専用回線を使っていたVAN型EDIに比べてデータ通信速度が飛躍的に速くなりました。
そのため、現在ではEDI導入企業の約7割がWEB－EDIに移行しているといわれています。
WEB-EDIでは標準化に囚われないため、データ項目を柔軟に変更できる、文字だけでなく画像も送受信できる、回線コストを削減できるのも便利です。
WEB-EDIは、従来のEDIをより低コスト・短納期で実現できると注目されている技術です。仕入先との伝票の発行業務のコスト削減、納期確認作業の効率化を図り、リードタイムの短縮などを実現してくれるクラウドサービスとして普及が進んでいます。
電子契約とEDIに共通するペーパーレス化メリット
業界が特定されたり、取引先が限定されるEDIと、業種を問わずどの企業であっても対応可能な電子契約は、柔軟性の違いはありますが、いずれも電子化によって紙の書類をなくし、業務の効率化やスピード化、コスト削減に役立つメリットがあります。
EDIが不要でも検討したい電子契約の導入
頻繁に同じ企業との取引がない、継続的な取引がないなど業界標準型のEDIを必要としない企業であっても、紙の契約書など書類の処理に追われている企業は少なくありません。
企業取引のニーズに応じてEDIや電子契約を導入して契約書類の電子化を進めることで、コスト削減や業務効率アップにつなげることができます。
現状、紙の書類使用している企業での電子契約の導入をはじめ、EDIにプラスして業種を問わず利用できる電子契約を検討してみましょう。
